Uit onderzoek blijkt dat 58% van de ex-medewerkers toch nog toegang heeft tot ten minste één bedrijfsapplicatie na vertrek.
Het is vanzelfsprekend dat sleutels en bedrijfswagens worden ingeleverd, maar hoe zit het met digitale toegangen? Dit kan leiden tot beveiligingsrisico's en datalekken.
Wanneer een nieuwe medewerker in dienst komt, doorloopt hij of zij vaak een onboardingproces. Denk aan het ontvangen van nieuwe hardware, het inrichten van een werkplek en het aanmaken van een account. Maar bij het vertrek van een medewerker is het zogenoemde offboardingproces minstens zo belangrijk. Toch wordt hier niet altijd even zorgvuldig mee omgegaan.
Wat wordt vaak vergeten bij uitdiensttreding?
Bij uitdiensttreding van een werknemer worden vaak de volgende zaken vergeten:
- Toegang tot externe tools en systemen – Ex-medewerkers behouden soms toegang tot platforms zoals CRM-systemen, projectmanagementtools en cloudopslag.
- Verwijderen van bedrijfsgegevens op privé-apparaten – Bestanden of gevoelige informatie die lokaal op persoonlijke apparaten staan, worden niet altijd gewist.
- Terughalen van fysieke toegangsmiddelen – Bedrijfspassen, sleutels en toegangsbadges worden niet altijd ingeleverd.
- Updaten van interne en externe contactlijsten – Collega’s en klanten worden niet altijd op de hoogte gebracht van het vertrek, wat verwarring kan veroorzaken.
- Automatiseren van e-mail en agenda-afspraken – Een afwezigheidsmelding instellen en toekomstige afspraken annuleren wordt vaak over het hoofd gezien.
Automatisch Offboarden: Efficiënt en Zorgeloos
Normaal gesproken zijn meerdere personen betrokken bij bovenstaande taken. Sommige zaken moet de medewerker zelf regelen, andere vallen onder de verantwoordelijkheid van de HR en ICT-afdeling. Hoe makkelijk zou het zijn als op de laatste werkdag van een medewerker automatisch de volgende acties plaatsvinden:
- Het account en de mailbox worden geblokkeerd
- Een afwezigheidsmelding wordt ingesteld
- Licenties worden verwijderd om kosten te besparen
- Toekomstige afspraken in de Outlook-agenda worden geannuleerd
- Geautoriseerde mobiele apparaten worden ontkoppeld
De Voordelen van geautomatiseerd offboarden
- Betere beveiliging – Ex-medewerkers behouden geen ongewenste toegang tot systemen en gevoelige informatie.
- Kostenbesparing – Licenties worden direct vrijgegeven en kunnen opnieuw worden ingezet.
- Efficiëntie – Handmatige taken worden overbodig, waardoor HR en ICT zich op andere zaken kunnen richten.
- Consistentie – Elke offboarding verloopt op dezelfde manier, zonder dat cruciale stappen worden overgeslagen.
Binnen ons "Microsoft 365 Beheer" platform beschikken we over de benodigde tools om beveiliging en processen te automatiseren. In dit geval kan het offboardingproces niet alleen sneller en eenvoudiger worden gemaakt, maar wordt ook de veiligheid en integriteit van bedrijfsgegevens gewaarborgd.
Een goed georganiseerde offboarding is net zo essentieel als een zorgvuldige onboarding. Is jouw organisatie hier al op voorbereid?