Er bestaan veel definities over wat het "echte" Cloud Computing nu is. De definitie beschreven door Wikipedia dekt de lading goed:
Cloud computing is het via het internet op aanvraag beschikbaar stellen van hardware, software en gegevens, ongeveer zoals elektriciteit uit het lichtnet. De term is afkomstig uit de schematechnieken uit de informatica waar een groot, decentraal netwerk (zoals het internet) met behulp van een wolk wordt aangeduid.
De cloud (Nederlands: wolk) staat voor een netwerk dat met al de computers die erop aangesloten zijn een soort 'wolk van computers' vormt, waarbij de eindgebruiker niet weet op hoeveel of welke computer(s) de software draait of waar die precies staan. De gebruiker hoeft op deze manier geen eigenaar meer te zijn van de gebruikte hard- en software en is niet verantwoordelijk voor het onderhoud. De details van de informatietechnologische infrastructuur worden aan het oog onttrokken en de gebruiker beschikt over een "eigen", in omvang en mogelijkheden schaalbare, virtuele infrastructuur. De cloud is dus een begrip dat online diensten aanduidt.
In het kort: Alle onderdelen binnen een ICT infrastructuur (hardware software en onderhoud) worden als flexibele online dienst aangeboden.
Over het algemeen worden Cloud diensten door de leverancier dusdanig uitgevoerd dat belangrijke onderdelen kunnen / mogen uitvallen zonder dat dit invloed heeft op de functionaliteit.
Voor wie?
Het grote voordeel van Cloud computing is dat u zelf geen servers meer nodig heeft en niet meer zelf software hoeft aan te schaffen en te onderhouden. Licentiebeheer behoort grotendeels tot het verleden. Startende ondernemers kunnen zo bijvoorbeeld professionele e-maildiensten en opslag van data afnemen zonder de kosten van een server en het onderhoud. Ook de hoge beschikbaarheid is een groot voordeel.
Samenwerken met derden / partners
Cloud diensten lenen zich uitstekend voor samenwerkingsverbanden. Documenten, projecten en agenda's kunnen worden gedeeld tussen diverse partijen zonder toegang te verlenen tot het interne netwerk. Einde project? Maak een back-up van de bestanden, en verwijder de projectomgeving inclusief de extra gebruikers. De flexibele kostenstructuur verlaagt de maandelijkse kosten.
Schaalbaarheid en implementatiesnelheid
Aanpassing van het aantal gebruikers en/of hoeveelheid opslag is zeer snel realiseerbaat. Er zijn geen levertijden voor extra benodigde hardware en licenties. Dat maakt Cloud diensten beter schaalbaar en u kunt sneller reageren op marktveranderingen.
Voor wie zeker niet?
Bij Cloud Computing wordt de data buiten de eigen organisatie geplaatst. Sommige bedrijven en organisaties mogen echter (bepaalde) data niet extern onderbrengen. Denk hierbij niet alleen aan bijvoorbeeld banken, maar ook aan bedrijven die met privacy-gevoelige informatie werken.
Als de data al extern mag worden ondergebracht is de vraag of dat dan ook geldt voor opslag over de landsgrens? Cloud Computing is een internet dienst en dus grensoverschrijdend. Wellicht dat u dan liever naar een lokale leverancier van Online diensten zoekt.
Combinaties met een eigen ICT infrastructuur zijn mogelijk
Voor 99% van de Cloud diensten is er ook een variant voor installaties binnen de ICT omgeving op kantoor in eigen beheer (on-site of on-premise genoemd). Ook toegang vanaf thuiswerkplekken en/of mobiele apparaten is niet alleen voor Cloud diensten weggelegd.
Naast eerdere belemmering om data extern te plaatsen worden niet alle softwarepakketten via een online dienst aangeboden en zijn er vaak extra faciliteiten nodig of gewenst ter ondersteuning en beheer van de werkplekken.
Een combinatie van online diensten en een ICT omgeving op het kantoor is zeer goed mogelijk.
Hoe veilig is het werken in de cloud?
Alle data ondergebracht in de Cloud (documenten, e-mail en bedrijfsgegevens) staat "ergens" op het internet, meestal over verschillende servers verspreid. Hoe groot is de kans dat derde toegang kan krijgen tot uw documenten?
Cloud leveranciers hebben een groot belang bij een maximale beveiliging. Zodra blijkt dat werken via de Cloud niet of minder veilig is, zal dit grote invloed hebben op de naam van het betreffende bedrijf en de gevolgen kunnen groot zijn, tot aan faillissementen toe. Professionele Cloud leveranciers beschikken over veel kennis op het gebied van beveiliging en zijn continu bezig met het waarborgen van de beveiliging.
Wat kan de leverancier van de Clouddienst ZELF met de gegevens doen?
De leverancier heeft zich te houden aan de wet. In Amerika is echter de Patriot Act van kracht. In theorie zou de leverancier de Amerikaanse regering toegang moeten verlenen indien daar een wettelijk goedgekeurd verzoek om komt. Ook binnen Nederland zijn er een aantal wettelijke bepalingen waardoor de leverancier verplicht is toegang te verlenen tot uw data.
Naast de wettelijke risico's zijn er nog een aantal specifieke risico's; zo kan een Cloud leverancier gebruikmaken van diensten van derden voor bijvoorbeeld het ontwikkelen van nieuwe diensten.
Een juiste selectie van een Cloud leverancier en het goed doornemen van de voorwaarden en privacy reglementen is een vereiste!
Flexibele kosten voor Cloud Diensten
Omdat het om standaard diensten gaat, in grote aantallen, kunnen de kosten laag zijn. In de meeste gevallen wordt er periodiek afgerekend aan de hand van het werkelijke gebruik (aantallen gebruikers en hoeveelheid dataopslag) zonder voorafgaande investeringen. Afhankelijk van de voorwaarden van de leverancier kan het gebruik eenvoudig worden verhoogd / verlaagd.
Online diensten zijn niet altijd voordeliger. Als vergelijking moet worden gekeken naar de werkelijke kosten en dan ook volledig dus inclusief bijvoorbeeld de tijd die het uw medewerker kost als er wat langer gewacht moet worden tot een document beschikbaar is omdat het werken via internet trager werkt dan op uw lokale netwerk.
Online diensten hoeven niet te worden afgeschreven en nemen een andere plaats in op de financiële balans. Dit kan ook een belangrijke factor zijn in het beslissingsproces. Overigens kan ook de lokale ICT omgeving vaak op basis van lease worden aangeboden, waardoor kosten flexibeler worden.
Bekende nadelen
Afhankelijkheid internetverbinding
Cloud Computing vraagt om een betrouwbare internetverbinding met voldoende capaciteit voor het aantal medewerkers in de organisatie. Bij een storing in de verbinding is er geen verbinding meer met de Cloud en dus geen toegang tot de laatste e-mail en bestanden. Dit nadeel is overigens niet alleen beperkt tot de Cloud diensten, want een e-mailserver op kantoor heeft bij het uitvallen van de internetverbinding ook een probleem. Een tweede internetverbinding met een automatische schakeling in geval van storing op de hoofdverbinding is een goede en veel gekozen oplossing. Denk bijvoorbeeld aan een eenvoudige en goedkope kabelverbinding als back-up voor de vaste glasvezelverbinding.
Verminderde compatibiliteit en functionaliteit
Online alternatieven voor applicaties en overige ICT functionaliteiten als e-mail zijn niet altijd volledig gelijkwaardig. Het zijn vaak standaard pakketten geschikt voor grote aantallen gebruikers. Maatwerk is dan ook niet vaak mogelijk.
Een koppeling tussen uw financiële softwarepakket en MS Excel voor overzichten of de koppeling met MS Word voor uw facturen kan bijvoorbeeld niet mogelijk zijn binnen de online variant terwijl dit op uw PC goed werkt.
Onderzoek naar de juiste oplossing en het testen van deze oplossing is dan ook een vereiste.
Data buiten kantoor
Bij Cloud computing maakt u gebruik van het relatief onveilige internet. De vraag is welke data wel en niet buiten het interne bedrijfsnetwerk kan en mag worden opgeslagen en hoe daar mee om te gaan. Met "Het Nieuwe Werken" en de alom aanwezige mobiele apparaten is dit niet alleen een aandachtspunt voor Cloud Computing maar ook bij on-premise ICT kantooromgeving.
Documenten op USB sticks, tablets, gesynchroniseerde e-mails op mobiele telefoons zijn waarschijnlijk een groter gevaar voor het bedrijf dan de mogelijke toegang van derden tot uw Online Diensten. Het is vooral de verantwoordelijkheid van medewerkers zelf hoe met deze gevaren om te gaan.
Beperkte bewaartijden back-up
Over het algemeen wordt de back-up van de online data door de leverancier afgehandeld. Zij zijn er voor verantwoordelijk dat er bij calamiteiten herstel kan worden uitgevoerd door middel van een actuele back-up. De bewaartijd van de back-up is echter niet zeer lang. Bestanden welke bijvoorbeeld een maand geleden zijn verwijderd zijn vaak niet meer te herstellen. Indien een langere bewaartijd vereist is zal dit buiten de online diensten om geregeld moeten worden.
Gebrek aan / verminderde ondersteuning
Niet elke Cloud leverancier biedt directe telefonische ondersteuning. Soms wordt er alleen e-mail support geboden met een lage responsgarantie of alleen Engelstalig. Terugzetten van een back-up kan bij lokale installaties vaak veel sneller worden uitgevoerd dan bij de Online Diensten. Ondersteuning is dan ook een belangrijke factor bij de selctie voor de Online Dienstuw .. Nog beter zou zijn als er een dealer in de eigen regio zit die in ieder geval de
Conclusie
Onze conclusie is dat werken in de Cloud veel voordelen kan bieden, mits correct ingezet. De grootte van de winst bij inzet van Cloud Computing is per organisatie verschillend. De gebruiker moet zich vooral afvragen welke informatie hij of zij wel of niet in de Cloud wil opslaan. De meeste nadelen van Cloud Computing zijn te ondervangen door technische oplossingen en/of procedures.